Trendyol Fatura Kesme: E-Fatura, E-Arşiv ve Otomatik Entegrasyon

Trendyol'da satış yapmaya başladığınızda ilk karşılaştığınız pratik sorulardan biri faturalama sürecidir. Trendyol siparişlerine fatura kesme tamamen satıcının sorumluluğundadır; platform sizin yerinize fatura düzenlemez. E-fatura mı, e-arşiv mi kullanacaksınız? Sipariş tamamlanmadan mı, sonra mı kesilir? Otomatik entegrasyon nasıl çalışır? Bu yazıda Trendyol siparişlerinde faturalama sürecini, e-fatura ve e-arşiv arasındaki farkı, toplu kesim yöntemlerini ve muhasebe etkilerini adım adım açıklayacağız.

E-Fatura mı, E-Arşiv mi?

İlk adım, şirket türünüze ve müşterinize göre hangi belgeyi kullanacağınızı belirlemektir.

E-Arşiv Fatura: Vergi kimlik numarası (VKN) olmayan, TC numarasıyla alışveriş yapan bireysel müşterilere kesilir. Şahıs şirketi (gerçek kişi) iseniz yalnızca e-arşiv fatura düzenleyebilirsiniz. E-arşiv fatura Gelir İdaresi portalından veya özel entegratör yazılımdan kesilir ve müşteriye PDF olarak iletilir.

E-Fatura: VKN'li kurum veya şirketlere kesilir. Limited veya anonim şirketseniz, kurumsal alıcılara e-fatura, bireysel alıcılara e-arşiv fatura düzenlersiniz. E-fatura karşılıklı elektronik ortamda değişilir (Gelir İdaresi e-fatura sistemi üzerinden).

Şirket türünüz ve müşteri profiliniz bu seçimi belirler; tereddütteyseniz mali müşavirinizle teyit edin.

---

Trendyol Siparişlerine Ne Zaman Fatura Kesilir?

Trendyol satıcı sözleşmesi uyarınca siparişi kargoya verdiğinizde (veya teslim ettiğinizde) hasılat doğar ve fatura kesmeniz gerekir. Müşteri ürünü teslim almadan, iade süresi dolmadan da fatura düzenleyebilirsiniz. Yaygın uygulama:

1. Sipariş onaylanıp paketlenince fatura kesilir ve paket içine konur.
2. Kargo firmasına teslim edilir, fatura bilgisi sisteme girilir.
3. Müşteri ürünü alır; iade edilmezse satış kesinleşir.

İade olursa ne olur? İade edilen ürün için kestiğiniz faturayı iade faturası veya düzeltme faturası ile iptal edersiniz. Bu yüzden bazı satıcılar iade süresinin (14 gün) dolmasını bekleyip toplu fatura keser; ancak vergi mevzuatı hasılatın doğduğu anda fatura kesmesini öngördüğünden, kargoya verme anında fatura düzenlemek daha doğrudur.

---

Trendyol Fatura Kesme: Adım Adım Süreç

1. Sipariş Gelir, Hazırlık Yaparsınız

Trendyol Satıcı Paneli'nden veya entegrasyon yazılımınızdan sipariş bilgilerini alırsınız: müşteri adı, TC/VKN, adres, ürün, tutar.

2. Fatura Bilgilerini Sisteminize Girersiniz

• Manuel yöntem: Gelir İdaresi e-arşiv portalına veya muhasebe yazılımınıza sipariş bilgilerini elle girersiniz.
• Otomatik yöntem: Entegratör yazılım (Nilvera, Uyumsoft, Logo, Parasut, vb.) Trendyol API'sinden siparişleri çeker, fatura bilgilerini otomatik doldurur.

3. E-Arşiv/E-Fatura Kesersiniz

• Şahıs şirketi: E-arşiv fatura düzenlersiniz (GİB e-arşiv modülü veya entegratör).
• Limited/anonim şirket: Müşteri TC'li ise e-arşiv, VKN'li ise e-fatura.

Fatura no, tarih, tutar, KDV oranı (%1, %10 veya %20) doğru girilmelidir.

4. Fatura PDF'ini Yazdırır, Paket İçine Koyarsınız

E-arşiv faturanın çıktısını alıp paketin içine koyarsınız. (E-fatura zaten elektronik ortamda gider, yine de bir çıktı koymak müşteri memnuniyeti için yaygındır.)

5. Kargo Firmasına Teslim Edersiniz

Paket kargoya verilir. Trendyol Satıcı Paneli'nde "kargoya verildi" butonuna basarsınız; bu aşamada genellikle fatura no da panele girilir (zorunlu değil ama önerilir).

6. İade Varsa İptal/Düzeltme Faturası Düzenlersiniz

Ürün iade edilirse, o faturayı iptal eden bir iade faturası kesersiniz. Entegratör yazılımlar bunu da otomatik yapabilir.

---

Otomatik Fatura Kesme Entegrasyonu

Günde 10'dan fazla siparişiniz varsa, her birini elle girmek zaman kaybı ve hata riskidir. E-fatura entegratör yazılımları Trendyol API'si ile konuşup sipariş bilgilerini çeker, otomatik fatura oluşturur.

Popüler entegratörler:

• Nilvera, Uyumsoft, Foriba, Zirve Yazılım: E-fatura/e-arşiv altyapısı + pazaryeri entegrasyonu.
• Logo, Mikro, Eta, Netsis: ERP yazılımlar; muhasebe ve stok takibi dahil.
• Parasut, İnvoice, e-Fatura Türkiye: Bulut tabanlı, küçük işletmeler için uygun fiyatlı.

Entegrasyon Nasıl Çalışır?

1. Yazılıma Trendyol API anahtarınızı (seller ID, API key) tanımlarsınız.
2. Sistem yeni siparişleri belirli aralıklarla (15 dk, 1 saat) çeker.
3. Her sipariş için fatura taslağı oluşturur; onayınızla veya tamamen otomatik kesebilir.
4. KDV oranı, ürün tanımı gibi bilgileri sipariş verisinden alır.
5. Fatura düzenlenir, GİB'e gönderilir, PDF oluşturulur.
6. İade bildirimi geldiğinde iptal faturası otomatik kesilir (ayara göre).

Bu yöntemle saatte onlarca siparişi dakikalar içinde faturalandırabilirsiniz.

---

Trendyol Komisyon, Kargo ve Platform Hizmet Bedeli Faturaları

Siz müşteriye fatura keserken, Trendyol de size fatura keser. Bu faturalar:

1. Komisyon Faturası

Trendyol her satış için kategori ve alt kategoriye göre komisyon keser. Komisyon oranı, siparişin satış fiyatı (indirim varsa indirimli fiyat) üzerinden hesaplanır. Ekim 2026 itibarıyla gerçek siparişlerde gözlenen oranlar çoğunlukla %12–%22 arasında; bazı alt kategorilerde %8,9'a kadar düşebilir. Üçüncü taraf kaynakların 2026 için yayımladığı yaklaşık aralıklar (kaynaklara göre değişir):

• Giyim ~%21
• Ayakkabı ve çanta %21–23
• Aksesuar %5–22
• Kozmetik ve kişisel bakım %11–14
• Elektronik %5–25 (alt kategoriye göre çok değişir)
• Ev ve dekorasyon %10–20
• Mobilya %17–20
• Bebek ve çocuk ~%16
• Hobi %10–18

Kesin komisyon oranını Trendyol Satıcı Paneli'nden (ürün/kategori komisyon bilgisi bölümü) kontrol edin; oranlar kampanya ve tarifelere göre değişebilir. Trendyol komisyon faturasını haftada bir veya iki hafta bir keser; bu fatura KDV içerir ve siz bu KDV'yi beyan döneminde indirim olarak kullanabilirsiniz. Detaylı bilgi için Trendyol komisyon hesaplama ve kategori komisyon tabloları yazılarımıza göz atın.

2. Kargo Faturası

Trendyol anlaşmalı kargo firmaları (Aras, Sürat, MNG, Yurtiçi vb.) faturayı Trendyol adına keser; Trendyol de sizden toplar. Her kargo firması ayrı fatura düzenler ve fiyatlar KDV dahildir. Ekim 2026 itibarıyla gerçek kargo faturalarına göre desi başına ortalama fiyatlar:

Firmaya göre değişir; örneğin Aras Kargo'da 1 ve 2 desi aynı (106,76 TL), 3 desi 121,01 TL. Aynı firmada gidiş ve iade fiyatı aynıdır. Detaylar için Trendyol kargo desi fiyatları ve desi hesaplama yazılarımıza bakın.

3. Platform Hizmet Bedeli Faturası

Mart 2026'dan itibaren her gidiş gönderisi için 10,99 TL + KDV = 13,19 TL platform hizmet bedeli alınıyor (öncesinde 8,49 TL + KDV = 10,19 TL idi). Trendyol bunu sipariş başına değil, haftada iki kez toplu fatura olarak keser; tutar o gün faturalanan gidiş gönderisi sayısı × birim fiyattır. Detaylar için Trendyol platform hizmet bedeli yazımızı okuyun.

Önemli: Bu üç faturadaki KDV indirilebilir. Yani Trendyol'a ödediğiniz komisyon, kargo ve hizmet bedeli KDV'si, devlete ödeyeceğiniz KDV'den düşer (mali müşaviriniz bunu beyan döneminde hesaplar). Bu yüzden fatura aslılarını saklamanız ve muhasebe kayıtlarına işlemeniz kritiktir.

---

Stopaj ve KDV: Fatura Düzenlerken Dikkat Edilecekler

Stopaj

2025'ten itibaren e-ticarette %1 gelir vergisi stopajı uygulanıyor. Trendyol, KDV hariç satış tutarı üzerinden %1 stopaj keser ve sizin hakediş ödemesinden düşer. Şahıs veya şirket fark etmez; kesilen stopaj yıllık beyanınızda mahsup edilir. Fatura kestiğinizde stopaj tutarını göstermeniz gerekmez (stopaj Trendyol tarafından otomatik kesilir), ancak muhasebe kaydında bu kesintinin takibi için mali müşavirinizle çalışın. Detay için Trendyol stopaj yazımıza bakın.

KDV

Fatura keserken doğru KDV oranını kullanın:

• %1: Gıda (temel), kitap, gazete.
• %10: Bazı tıbbi ürün, temizlik malzemesi, eğitim materyali.
• %20: Çoğu ürün (giyim, elektronik, kozmetik, aksesuar, mobilya vb.).

Trendyol satış tutarı KDV dahildir; siz faturada "matrah + KDV = toplam" şeklinde gösterirsiniz. Satıştan tahsil ettiğiniz KDV ile alış faturalarındaki (ürün tedariki, kargo, komisyon, hizmet bedeli) KDV arasındaki fark devlete ödenir. Ayrıntılar için Trendyol KDV hesaplama rehberimize göz atın.

---

Fatura Düzenleme Hataları ve Çözümleri

Entegratör yazılımlar bu hataların çoğunu otomatik kontrol eder ve sizi uyarır.

---

Toplu Fatura Kesme ve Muhasebe Yazılımı Entegrasyonu

Günde 50+ sipariş alan satıcılar için manuel fatura kesme imkânsızdır. Toplu kesim stratejileri:

1. Entegratör + ERP: Trendyol siparişlerini çeken yazılım, fatura bilgilerini doğrudan ERP'nize (Logo, Mikro, Netsis) aktarır. Stok, cari hesap, kâr-zarar raporları otomatik güncellenir.
2. Bulut muhasebe: Parasut, İnvoice gibi çözümler küçük işletmeler için daha uygun maliyetli; API ile Trendyol entegrasyonu sunarlar.
3. Özel yazılım: Bazı satıcılar kendi backend sistemlerini kurar, Trendyol API'sini direkt çağırıp fatura motoruna besler.

Hangi yolu seçerseniz seçin, fatura numarası sıralı ve kesintisiz olmalıdır (GİB kuralı). Yazılım bu sıralamayı otomatik korur.

---

İade Faturaları ve Düzeltme Fişleri

Müşteri ürünü iade ettiğinde:

1. Trendyol Satıcı Paneli'nden iade bildirimi gelir.
2. Orijinal faturayı iade faturası (kırmızı fatura, negatif tutar) ile iptal edersiniz.
3. Muhasebe yazılımınızda o satış tersine döner; hasılat ve KDV kayıtları düzeltilir.
4. Kargo iadesi için Trendyol size ayrı kargo faturası keser (iade desi fiyatı gidiş ile aynıdır).

Kısmi iade (varyantlı üründe bir beden/renk iade) durumunda, o kalemi düzelten kısmi iade faturası düzenlersiniz. Entegratör yazılımlar bunu da otomatik destekler.

---

Kurumsal Satış ve Proforma Fatura

Bazı kurumlar satın almadan önce proforma fatura (teklif faturası) ister. Proforma resmi fatura değildir; muhasebe kaydına girmez, sadece ön bilgilendirme amaçlıdır. Müşteri onayladıktan sonra resmi e-fatura düzenlersiniz.

Trendyol'da kurumsal hesaplar genellikle VKN ile alışveriş yapar; onlara e-fatura kesersiniz. E-fatura karşılıklı elektronik ortamda değişildiği için müşteri firmaya otomatik ulaşır; ayrıca PDF göndermeniz gerekmez (ancak talep ederlerse gönderebilirsiniz).

---

Fatura Saklama ve GİB Denetimi

E-arşiv ve e-fatura kayıtları 10 yıl saklanır (Vergi Usul Kanunu). Gelir İdaresi e-fatura portalında tüm faturalarınız zaten arşivlidir; ancak yedeğini almanız önerilir. Entegratör yazılımlar veya ERP'niz fatura arşivi sunar.

GİB denetiminde:

• Trendyol sipariş kayıtları ile fatura kayıtlarınızın tutarlı olması beklenir.
• Hasılat beyanınız ile kestiğiniz fatura toplamı uyumlu olmalıdır.
• Komisyon, kargo, hizmet bedeli faturalarını gider olarak gösteriyorsanız, bunların aslını saklamalısınız.
• Stopaj ve KDV hesapları doğru olmalıdır.

Mali müşavirinizle düzenli çalışmak ve aylık mutabakat yapmak en güvenli yoldur.

---

Kalfabey ile Fatura Sürecini Kolaylaştırmak

Fatura kesme sürecinin yanı sıra, hangi siparişin ne kadar kâr bıraktığını bilmek çok önemlidir. Kalfabey'in Kâr-Zarar modülü her sipariş için komisyon, kargo (Ekim 2026 fiyatları), platform hizmet bedeli (13,19 TL), stopaj (%1) ve KDV farkını hesaplayarak net kârınızı gösterir. Böylece fatura kesmeden önce karlı/zararlı siparişleri ayırt eder, fiyatlandırma hatalarını erken fark edersiniz. Ayrıca Fiyat & Buybox aracı, komisyon ve kargo maliyetlerini göz önünde bulundurarak zarar etmeden verebileceğiniz taban fiyatı önerir. 7 gün ücretsiz deneme ile Kalfabey'i test edebilirsiniz.

---

Özet ve Kontrol Listesi

Trendyol'da fatura kesme süreci şu adımlardan oluşur:

1. Sipariş gelir → Müşteri TC/VKN bilgisini kontrol edin.
2. E-arşiv veya e-fatura belirleyin → Şahıs şirketi ise e-arşiv; limited/anonim + VKN'li müşteri ise e-fatura.
3. Sipariş tutarını KDV ile fatura edin → Doğru KDV oranı (%1, %10, %20).
4. Kargoya verme gününde fatura düzenleyin → Hasılat o anda doğar.
5. Fatura PDF'ini paket içine koyun, kargoya verin.
6. İade gelirse iade faturası düzenleyin.
7. Trendyol'dan gelen komisyon, kargo, hizmet bedeli faturalarını muhasebe kaydına alın; KDV'lerini indirin.
8. Stopaj kesintisini takip edin (%1 e-ticaret stopajı, KDV hariç satış tutarı üzerinden).
9. Fatura arşivini düzenli yedekleyin ve mali müşavir ile paylaşın.
10. Aylık mutabakat yapın: Trendyol sipariş toplamı = kesilen fatura toplamı.

Kontrol Listesi:

• [ ] E-fatura veya e-arşiv altyapınız kurulu mu? (GİB veya entegratör)
• [ ] Trendyol API entegrasyonu var mı? (Günde 10+ sipariş için önerilidir)
• [ ] KDV oranları ürün bazında doğru mu?
• [ ] Stopaj kesintisi muhasebe kaydında takip ediliyor mu?
• [ ] İade faturaları düzenli iptal ediliyor mu?
• [ ] Komisyon, kargo, hizmet bedeli faturaları arşivleniyor mu?
• [ ] Mali müşaviriniz Trendyol sürecinize hakimdir mi?

Bu adımları takip ederek hem mevzuata uygun hem de verimli bir faturalama süreci kurabilir, muhasebe yükünüzü minimize eder ve Trendyol satışlarınızı sağlıklı bir şekilde büyütebilirsiniz.